A partir du 1er janvier 2017, il va être plus facile de recourir au bulletin de paie électronique. Quelles sont les nouvelles règles de mise en place d’un bulletin dématérialisé ?
Bulletin de paie dématérialisé : admis sous conditions
L'employeur a l’obligation de remettre un bulletin de paie à chacun des salariés, quels que soient le montant et la nature des rémunérations, la forme ou la validité du contrat de travail.
Ce bulletin peut être remis aux salariés en main propre contre décharge ou envoyé par voie postale.
Il peut aussi être dématérialisé.
Mais l’entreprise n’est pas libre de choisir le bulletin de paie électronique. Il faut en effet actuellement :
- recueillir au préalable l’accord exprès du salarié ;
- prévoir des conditions de nature à garantir l'intégrité des données (c’est-à-dire qu’il ne soit pas possible de modifier les données d’origine); par exemple, par le biais d’un coffre-fort électronique.
Bulletin de paie dématérialisé : ce qui change au 1er janvier 2017
A partir du 1er janvier 2017, la règle va être assouplie : l'employeur n’aura plus à demander l’accord du salarié pour recourir au bulletin de paie électronique. Ce n’est que si le salarié s’y oppose qu'il ne pourra pas le faire.
Il doit informer le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie électronique.
Aucun délai n’est imposé au salarié pour part de son opposition à la remise dématérialisé du bulletin de paie. Il peut informer l'employeur à tout moment de son refus, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique.
Il notifie son opposition par tout moyen lui conférant une date certaine. Sa demande doit prendre effet dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant la notification.
Bulletin de paie dématérialisé : disponibilité du bulletin de paie
Le décret fixe la durée pendant laquelle l'employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé :
- soit pendant une durée de 50 ans ;
- soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.
Si le service de mise à disposition du bulletin de paie ferme en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis, les utilisateurs sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.
Cette règle s’applique également en cas de cessation de l'activité si l'employeur assure lui-même la conservation des bulletins de paie dématérialisés.
Les salariés doivent également être en mesure de récupérer l’intégralité de leurs bulletins de paie dématérialisés à tout moment et ceci, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
Le service en ligne associé au compte personnel d'activité permet à son titulaire de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique. L'employeur (ou le prestataire qui agit pour le compte de l'employeur) doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie dématérialisés par le biais de ce service.
Source : Editions Tissot / Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité, Jo du 18
